Kan de werknemer van de werkgever verlangen bepaalde stukken uit het personeelsdossier te verwijderen?

Bij een stichting die een woonzorgcentrum exploiteert, werkt een verpleegkundige. Aanvankelijk werkt zij in een verzorgingshuis van de stichting, maar later gaat zij namens de stichting thuishulp verlenen bij zelfstandig wonende mensen die die thuishulp behoeven.

Op 13 november 2008 wordt de verpleegkundige door haar leidinggevende aangesproken omdat zij bij cliënten meer zorgminuten declareert dan volgens de voor die cliënten geldende indicatie geoorloofd is. Bij brief van 14 november 2008 krijgt de verpleegkundige daarvoor een officiële waarschuwing, waarbij vermeld wordt dat het declareren van meer zorg-minuten als fraude wordt gezien. De verpleegkundige maakt daartegen in twee brieven bezwaar, waarna op 19 november 2008 een gesprek plaatsvindt. De inhoud van dat gesprek wordt bij brief van diezelfde dag bevestigd. In dat gesprek en in die brief wordt de beschuldiging van fraude door de leidinggevende teruggenomen, omdat hij zegt niet te kunnen overzien of er duidelijke afspraken zijn over de tijdregistratie bij een cliënt. Uiteindelijk wordt de verpleegkundige overgeplaatst naar een andere afdeling. Daarbij legt de verpleegkundige zich neer, maar zij eist wel dat de stukken inzake de officiële waarschuwing en de beschuldiging van fraude en disfunctioneren uit haar personeelsdossier worden verwijderd. Dat weigert de werkgever, die echter wel nog eens bevestigt dat de beschuldiging van fraude is teruggenomen. In die brief wordt daarentegen wel gesteld dat het structureel overschrijden van het maximum aantal zorgminuten wordt beschouwd als een element van onvoldoende functioneren, dat op langere termijn de continuïteit van de zorgverlening ten behoeve van de cliënt zou kunnen belemmeren.

Uiteindelijk vordert de verpleegkundige bij de kantonrechter dat de werkgever de betreffende stukken uit het personeelsdossier verwijdert. De kantonrechter begint met de vaststelling dat de werkgever bevoegd is om een personeelsdossier aan te leggen en daar alles in vast te leggen wat van belang is voor de inhoud en uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Daarbij gaat het niet alleen om arbeidsvoorwaarden, maar ook over het verloop van de arbeidsovereenkomst. Het is ook aan de werkgever om te bepalen wat hij van belang acht om toe te voegen aan de inhoud van het personeelsdossier. In die vrijheid wordt de werkgever echter beperkt door de Wet bescherming persoonsgegevens en de eisen van goed werkgeverschap. De kantonrechter onderzoekt dan ook of de Wet bescherming persoonsgegevens dan wel de eisen van goed werkgeverschap met zich meebrengen dat de werkgever moet voldoen aan de eis van de verpleegkundige om bepaalde stukken uit het personeelsdossier te verwijderen. Omdat de verpleegkundige niet heeft gesteld dat sprake is van strijd met de Wet bescherming persoonsgegevens en dat ook niet anderszins is gebleken, beoordeelt de kantonrechter of sprake is van strijd met de eisen van goed werkgeverschap. De kantonrechter oordeelt dat dat niet het geval is. De werkgever heeft er belang bij om in het personeelsdossier vast te leggen al hetgeen voor de werkgever van belang is om een goed beeld te hebben van het verloop van de arbeidsverhouding. De stukken betreffende het geschil tussen partijen geven weer hoe dat geschil is ontstaan, wat het onderwerp daarvan is, hoe het geschil is verlopen en wat de uitkomst er van is. Door dat vast te leggen wordt voorkomen dat onjuiste verhalen ontstaan en niet kunnen worden weerlegd. Daarbij is de verpleegkundige ook gebaat. De uitgebreide reactie van de verpleegkundige en de erkenning van de werkgever dat geen sprake is van fraude, maken dan ook eveneens deel uit van het dossier. Dat de verpleegkundige bij toekomstige sollicitaties of bij een eventueel nieuw arbeidsconflict in de toekomst last zou hebben van de stukken in het dossier, wordt daardoor dan ook voorkomen.

De verplichtingen van de werkgever op het punt van de vastlegging van de gegevens van de werknemer in het personeelsdossier gaan niet zo ver als de werkneemster in dit geval wil. Maar de werkgever heeft op dit punt wel meer verplichtingen dan de meeste werkgevers

zich realiseren. Op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens heeft de werknemer recht op inzage van het personeelsdossier. Ook kan de werknemer een overzicht verlangen van de persoonsgegevens die over hem zijn vastgelegd. De werkgever moet de werknemer verder informeren dat persoonsgegevens over hem worden verwerkt, wie daarvoor verantwoordelijk is en met welk doel de werkgever dat doet. De werkgever mag de persoonsgegevens niet langer bewaren dan voor het doel noodzakelijk is. Medische gegevens mogen alleen worden verzameld indien en voor zover dat voor het doel noodzakelijk is. In deze casus had de werknemer wellicht een beroep kunnen doen op het correctierecht. Correctie kan worden verlangd van gegevens die feitelijk onjuist zijn, die onvolledig zijn, die niet ter zake dienend zijn voor het doel waarvoor deze worden verwerkt dan wel die op andere wijze in strijd zijn met de wet. Maar ook dan blijft staan dat het verloop van het arbeidsconflict door de werkgever niet onjuist is vastgelegd.