In het kader
van de dienstverlening van ons kantoor worden persoonsgegevens verwerkt. Ook
verwerken wij persoonsgegevens wanneer u onze website bezoekt. Onder het begrip
‘persoonsgegeven’ wordt alle informatie over een geïdentificeerde of
identificeerbare natuurlijke persoon verstaan. Bij de verwerking van
persoonsgegevens kwalificeert Van Zijl advocaten B.V. (hierna: "ons kantoor”)
als verwerkingsverantwoordelijke en houden wij ons aan de toepasselijke
wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 ("AVG”), de Uitvoeringswet
AVG en de Telecommunicatiewet. Onze contactgegevens inclusief het
e-mailadres waarop wij bereikbaar zijn voor privacy gerelateerde vragen, treft u
hieronder aan:
voor welke doeleinden en
op basis van welke grondslagen wij uw persoonsgegevens verwerken;
aan wie wij uw
persoonsgegevens verstrekken;
hoe lang wij uw
persoonsgegevens bewaren;
hoe uw persoonsgegevens
worden beveiligd;
wat uw privacyrechten
zijn;
hoe u een privacyklacht kunt
indienen;hoe wij omgaan met wijzigingen van dit
Privacystatement.
Welke
persoonsgegevens wij verwerken
Wij verwerken de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van (contactpersonen van) cliënten (hierna: "cliënten"):
NAW-gegevens (naam, voornamen,
voorletters, titels, functie, geslacht, adres, postcode, woonplaats), zoals
door de cliënt aan ons kantoor verstrekt;
overige
(contact)gegevens (telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres en soortgelijke
voor communicatie benodigde gegevens), zoals door de cliënt aan ons kantoor verstrekt;
gegevens met
het oog op de behandeling van een zaak of de beslechting van een geschil,
waaronder eveneens begrepen gegevens aangaande de wederpartij en derden, zoals
door de cliënt,
een wederpartij en/of een derde aan ons kantoor verstrekt of
uit openbare bron is verkregen, zie ook hierna onder "derden”;
gegevens met
het oog op het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven, het doen van
betalingen en het innen van vorderingen, waaronder het bankrekeningnummer, zoals door de cliënt aan ons kantoor verstrekt;
andere gegevens die uit openbare bron (zoals het handelsregister
of het kadaster) zijn verkregen of door derden aan ons kantoor zijn verstrekt in het kader van de behandeling van een zaak of de
beslechting van een geschil;
andere gegevens
van cliënten waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is
om aan de toepasselijke wet- of regelgeving, de Verordening op de advocatuur, de Regeling op de advocatuur of de gedragsregels voor advocaten te voldoen, zoals onder bepaalde
omstandigheden het verwerken van bepaalde gegevens omtrent een
identiteitsbewijs en het bijhouden van een lijst van voormalige cliënten en de
zaken waarin wij voor die cliënten
zijn opgetreden.
Wij verwerken de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van personen van wie wij producten of diensten
afnemen of die werkzaam zijn bij onze leveranciers (hierna: "leveranciers”):
NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titels, geslacht, adres, postcode, woonplaats), zoals door de leverancier aan ons kantoor verstrekt;
overige contactgegevens (telefoonnummer,
faxnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens), zoals door de leverancier
aan ons kantoor verstrekt;
gegevens met het oog op het doen van bestellingen, het inkopen van diensten, het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven en het doen van betalingen en het innen van vorderingen, waaronder het
bankrekeningnummer zoals door de leverancier aan ons kantoor verstrekt;
andere gegevens van leveranciers waarvan de verwerking is vereist ingevolge toepasselijke wet- of regelgeving of
waarvan de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving.
Wij verwerken de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van werknemers (hierna: "werknemers”):
NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titels, geslacht, adres, postcode, woonplaats,
geboortedatum), zoals door
de werknemer aan ons kantoor verstrekt;
overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres
en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens), zoals door de werknemer aan ons
kantoor verstrekt;
NAW-gegevens van partner en
kinderen (naam, voornamen, voorletters, titels, geslacht, adres, postcode, woonplaats,
geboortedatum), zoals door
de werknemer aan ons kantoor verstrekt;
gegevens betreffende de
nationaliteit, het recht op verblijf in Nederland en het recht om te werken, zoals door de werknemer aan ons kantoor verstrekt;
gegevens betreffende arbeidsovereenkomst
en de uitvoering daarvan, zoals tijdens de arbeidsverhouding verkregen;
gegevens betreffende de beloning
(vast en variabel) en onkostenvergoedingen van de werknemer, zoals tijdens de
arbeidsverhouding verkregen;
gegevens betreffende opleidingen,
voorafgaande dienstbetrekkingen, functies en werkzaamheden, ervaringen,
deskundigheden, zoals tijdens de arbeidsverhouding verkregen en door de werknemer aan ons kantoor verstrekt;
gegevens betreffende
nevenwerkzaamheden, zoals tijdens de arbeidsverhouding
verkregen en door
de werknemer aan ons kantoor
verstrekt
gegevens betreffende de werktijd
(gewerkte en niet gewerkte uren/dagen), zoals tijdens de arbeidsverhouding
verkregen;
gegevens betreffende vakantie en
verlof (opgenomen uren/dagen vakantie en verlof, reden verlof), zoals tijdens
de arbeidsverhouding verkregen en door de werknemer aan ons kantoor verstrekt;
gegevens betreffende de
arbeidsomstandigheden, zoals tijdens de arbeidsverhouding verkregen;
gegevens betreffende het
functioneren van de werknemer (verrichte prestaties, behaalde resultaten,
gewerkte uren/dagen, werkwijze, verhouding met ons kantoor, collega’s, cliënten
en relaties) zoals tijdens het bestaan van de arbeidsverhouding verkregen,
inclusief omstandigheden die van invloed zijn op het functioneren, zoals
tijdens de arbeidsverhouding verkregen en door de werknemer aan ons kantoor
verstrekt;
gegevens betreffende ziekteverzuim
(datum aanvang, datum einde, wel en niet gewerkte uren, aangepaste
werkzaamheden, al dan niet bestaan van verband met zwangerschap of bevalling,
al dan niet recht op Ziektewetuitkering) en re-integratie, zoals tijdens de
arbeidsverhouding verkregen en door de werknemer aan ons kantoor verstrekt;
gegevens betreffende de toegang tot
ons kantoorpand (alarminstallatie, sleutelbeheer), zoals tijdens de
arbeidsverhouding verkregen;
andere gegevens van werknemers waarvan de verwerking is vereist ingevolge toepasselijke wet- of regelgeving of
waarvan de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving.
Wij verwerken de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van sollicitanten (hierna: "sollicitanten”):
NAW-gegevens (naam,voornamen,voorletters,titels,geslacht,adres,postcode,woonplaats,
geboortedatum), zoals door
de sollicitant aan ons kantoor verstrekt;
overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres
en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens), zoals door de sollicitant aan ons kantoor
verstrekt;
gegevens betreffende de
nationaliteit, het recht op verblijf in Nederland en het recht om te werken, zoals door de
sollicitant aan ons kantoor verstrekt;
gegevens betreffende opleidingen,
voorafgaande dienstbetrekkingen, functies en werkzaamheden, ervaringen,
deskundigheden, zoals door de sollicitant aan ons kantoor verstrekt;
overige gegevens door de sollicitant aan ons kantoor verstrekt (bijvoorbeeld: hobby’s);
andere gegevens van sollicitanten waarvan de verwerking is vereist ingevolge toepasselijke wet- of regelgeving of
waarvan de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving.
Wij verwerken de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van derden, zoals personen (niet-zijnde
cliënten, leveranciers of
sollicitanten) waarvan persoonsgegevens voorkomen in schriftelijke stukken die bij de behandeling
van onze zaken aan ons ter hand gesteld worden, advocaten en andere rechtsbijstandsverleners
of adviseurs met wie wij bij de behandeling van onze zaken contact
hebben en personen die cliënten naar ons kantoor verwijzen (hierna: "derden)”:
NAW-gegevens (naam, voornamen,
voorletters, titels, geslacht, adres, postcode, woonplaats), voor zover aan ons
kantoor bekend gemaakt;
overige contactgegevens (telefoonnummer,
e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens), voor zover
aan ons kantoor bekend gemaakt;
gegevens met betrekking tot
elektronische berichten afkomstig van of bestemd voor derden en gegevens die
noodzakelijk zijn om met deze derden contact te onderhouden;
andere gegevens van derden die
uit openbare bron zijn verkregen of door cliënten, wederpartijen of derden aan ons
kantoor zijn verstrekt in het kader van de behandeling van een zaak of de
beslechting van een geschil.
In zaken betreffende
Ziektewet- of WIA-uitkeringen van (ex-) werknemers van onze cliënten verwerken
wij medische gegevens van die (ex-) werknemers op grond van artikel 75a of 75b
van de Ziektewet, artikel 104 of 105 WIA dan wel artikel 8:32 lid 2 van de
Algemene wet bestuursrecht, waarbij voor ons kantoor op grond van die
wetsartikelen een verplichting tot geheimhouding kan gelden, die ook ten
opzichte van onze cliënten geldt. De medische gegevens worden aan ons kantoor
ter beschikking gesteld door het UWV, de rechtbank of de Centrale Raad van
Beroep of door de (ex-) werknemer zelf.
Wij verwerken de
volgende (categorieën van) persoonsgegevens van websitebezoekers:
inloggegevens
(gebruikersnaam en wachtwoord), zoals door ons kantoor gegenereerd;
NAW-gegevens en
contactgegevens van contactpersonen van cliënten en relaties (geslacht,
aanspreektitel, titel, voorletters, voornaam, tussenvoegsel, achternaam,
functie, e-mailadres, telefoonnummer, nummer mobiele telefoon), zoals door de
cliënt aan ons kantoor verstrekt;
soorten e-mailberichten
die aan contactpersonen van cliënten en relaties dienen te worden toegezonden (inzake
Arbeidsrecht Actueel, inzake Actueel rondom het personeel en inzake het Online
Magazine)), zoals door de cliënt aan ons kantoor verstrekt;
adresgegevens van
cliënten (postadres, bezoekadres en declaratieadres), zoals door de cliënt aan
ons kantoor verstrekt;gegevens betreffende het
bezoek aan onze website, zoals verkregen van Google Inc.
Op basis van welke grondslagen en voor
welke doeleinden wij uw persoonsgegevens verwerken
Wij verwerken uw
persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende juridische grondslagen:
wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of het op uw verzoek of in uw belang verrichten van werkzaamheden
vooruitlopend op de totstandkoming van een overeenkomst (hierna: "uitvoering
overeenkomst”);
wanneer dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te
voldoen ("hierna: "voldoen aan
wettelijke verplichting”);
wanneer dit noodzakelijk
ter behartiging van onze gerechtvaardigd
belangen of de belangen van een
derde (hierna: "gerechtvaardigd belang”);
met uw toestemming (hierna: "toestemming”).
Wanneer wij uw
persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, zullen wij deze afzonderlijk aan
u vragen. U mag uw toestemming
altijd weer intrekken. Wij wijzen u erop dat het intrekken van uw toestemming de rechtmatigheid van de verwerking van uw
persoonsgegevens vóór de intrekking van uw toestemming, onverlet laat.
Wij gebruiken
bovenstaande persoonsgegevens voor onderstaande doeleinden waarbij we per doeleinde hebben aangegeven op
basis van welke hierboven genoemde grondslag wij dit doen. Wanneer
een verwerking is gebaseerd op de grondslag van het ‘gerechtvaardigd belang’,
lichten wij kort dit belang toe. Indien u hier specifieke vragen over heeft,
kunt u altijd contact met ons opnemen.
Doeleinde 1:
het verlenen van overeengekomen diensten, inclusief identificatie van de cliënt en het verrichten van een controle op een mogelijk tegengesteld belang om belangenverstrengeling te voorkomen.
het voeren van een
administratie, waaronder het berekenen of vastleggen van vergoedingen of uitkeringen,
inkomsten en uitgaven en het betalen en het innen van vorderingen (met inbegrip
van het inschakelen van advocaten, incassobureaus of deurwaarders).
gerechtvaardigd belang (het
verdedigen van onze rechten, het behouden en verbeteren van relaties door
middel van een goede behandeling van klachten en verbeteren van de kwaliteit
van onze dienstverlening).
Doeleinde 4:
het onderhouden van
contacten met cliënten en relaties en de communicatie met cliënten en relaties,
waaronder begrepen communicatie voor marketing, relatiemanagement en business
development activiteiten zoals het verzenden van informatie over en uitnodigingen
voor studiebijeenkomsten, cursussen, webinars en andere "events”, het verzenden
van nieuwsbrieven en andere marketingcommunicatie die voor u relevant kan zijn;
gerechtvaardigd belang
(het onder de aandacht brengen van bestaande cliënten en relaties van onze
dienstverlening);
toestemming (indien wij
nog geen klantrelatie met u hebben maar u zich bijvoorbeeld inschrijft voor
onze nieuwsbrief Actueel rondom het personeel of voor ons online magazine).
Doeleinde 5:
het kopen van producten of
het inkopen van diensten.
Juridische grondslagen
bij deze doelstelling:
uitvoering overeenkomst;
gerechtvaardigd belang (het
verdedigen van onze rechten; het voeren van een correcte administratie).
Doeleinde 6:
het doen uitoefenen van
accountantscontrole en overige interne controle.
Juridische grondslagen
bij deze doelstelling:
uitvoering overeenkomst;
wettelijke verplichting;
gerechtvaardigd belang
(het voeren van een correcte administratie).
gerechtvaardigd belang
(beoordelen of u geschikt bent voor het vervullen van een vacature);
toestemming (indien u
langer in portefeuille wenst te blijven, zie het kopje: "Hoelang bewaren wij uw
gegevens?”).
Doeleinde 9:
het verschaffen van
toegang tot onze website, het genereren van statistieken betreffende het
gebruik van onze website, het analyseren en verbeteren van onze website en de
beveiliging van onze website.
Wij verstrekken uw persoonsgegevens
niet aan derden ("ontvangers” in de zin van de privacywetgeving), tenzij dit noodzakelijk
is voor de goede uitvoering van de in dit Privacystatement omschreven doeleinden,
wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer u hier toestemming voor heeft
gegeven. U kunt hierbij denken aan het
laten uitvoeren van deskundigenonderzoek of het inschakelen van een derde
partij namens en in opdracht van ons kantoor, zoals een IT-leverancier maar ook
aan het verstrekken van uw persoonsgegevens in verband met (gerechtelijke of
andere) procedures of correspondentie met de wederpartij. Ook kunnen wij
wettelijk verplicht zijn om persoonsgegevens te verstrekken aan een
toezichthouder of een andere met openbaar gezag beklede instantie.
De derden aan wie de persoonsgegevens ter
beschikking worden gesteld, zijn verplicht om vertrouwelijk met uw
persoonsgegevens om te gaan. Indien deze partijen als ‘verwerker’ in de zin van
de privacywetgeving worden aangemerkt, dragen wij er zorg voor dat met deze
partijen een verwerkersovereenkomst wordt gesloten die aan de in de AVG
omschreven vereisten voldoet. Door ons kantoor ingeschakelde derde
partijen die als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden,
zijn voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk
voor de naleving van de toepasselijke privacywetgeving. Hierbij kunt u denken
aan andere advocatenkantoren, accountants, notarissen en partijen die worden
ingeschakeld voor het afgeven van een opinie of een deskundigenrapport zoals
een medisch adviseur of arbeidsdeskundig adviseur.
Wij kunnen
persoonsgegevens van cliënten delen
met:
Om
onze diensten te kunnen verstrekken, kan
het nodig zijn dat wij uw persoonsgegevens doorgeven aan een ontvanger in een land
buiten de Europese Economische Ruimte dat een lagere mate van bescherming van persoonsgegevens
dan de Europese wetgeving biedt. In
dat geval zal ons kantoor er op toezien dat een dergelijke
doorgifte van persoonsgegevens in overeenstemming is met de geldende wet- en
regelgeving, bijvoorbeeld door het sluiten van een voor dat doel door de
Europese Commissie opgesteld en goedgekeurd modelcontract.
Hoelang we uw gegevens bewaren
Ons kantoor bewaart uw persoonsgegevens niet langer in een identificeerbare vorm dan nodig is voor het bereiken van de in dit Privacystatement genoemde doeleinden.
Meer specifiek
hanteert ons kantoor de volgende bewaartermijnen:
De
dossiers van de door ons kantoor behandelde zaken worden in beginsel gedurende vijf jaar in digitale vorm bewaard, of zoveel langer als op grond van een
wettelijke verplichting van ons kantoor wordt verlangd. Dossiers in zaken betreffende
Ziektewet- of WIA-uitkeringen van (ex-) werknemers van onze cliënten worden
bewaard tot twee jaar na kalenderjaar waarin deze uitkeringen (rekening houdend
met de mogelijkheid van het later ontstaan en het herleven van het recht op
WIA-uitkering) niet langer voor rekening van onze cliënten kunnen komen.
De persoonsgegevens
die in het kader van onze interne klachtenregeling worden verwerkt, worden
uiterlijk twee jaar nadat de klacht en/of de daaruit voortvloeiende
gerechtelijke procedure is afgehandeld, verwijderd.
De
persoonsgegevens die u voor uw sollicitatie aan ons verstrekt worden tot vier
weken na het einde van de sollicitatieprocedure bewaard. Indien u hiervoor
toestemming geeft, houden wij uw persoonsgegevens tot één jaar na beëindiging van
de sollicitatieprocedure in portefeuille. Dit geeft ons de mogelijkheid om u
voor eventuele toekomstige vacatures te benaderen. Wanneer u bij ons kantoor in
dienst treedt worden de persoonsgegevens die u in het kader van uw sollicitatie
hebt verstrekt, onderdeel van uw personeelsdossier.
Persoonsgegevens
die op grond van artikel 52 van de Algemene
wet inzake rijksbelastingen (AWR) moeten worden geadministreerd, worden gedurende
zeven jaar (vanaf het einde van het jaar waarin de betreffende gegevens hun
actuele belang voor de (fiscale) bedrijfsvoering hebben verloren) bewaard in
verband met de op grond van artikel 52 lid 4 AWR op ons kantoor rustende bewaarplicht.
De hierboven
genoemde specifieke bewaartermijnen kunnen worden verlengd indien wettelijke
bewaarplichten van toepassing zijn/worden. Ook kan ons kantoor de
persoonsgegevens langer bewaren indien dit nodig is voor het afwikkelen van
incidenten en/of juridische geschillen. De hierboven genoemde specifieke bewaartermijnen
kunnen langer worden, indien wettelijke bewaarplichten van toepassing
zijn/worden. Ook kunnen wij de persoonsgegevens langer bewaren indien dit nodig
is voor het afwikkelen van juridische geschillen.
Hoe wij uw persoonsgegevens beveiligen
Ons kantoor heeft passende technische en organisatorische maatregelen
genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of
onrechtmatige verwerking en tegen verlies, vernietiging, schade, aanpassing of
bekendmaking. Onze medewerkers zijn gebonden aan geheimhouding en zijn gehouden
aan instructies die gericht zijn op de adequate bescherming van uw persoonsgegevens. Mocht
u vragen hebben over de beveiliging van uw persoonsgegevens,
of als u het vermoeden of aanwijzingen van misbruik hebt, neem dan contact met ons op via j.van.zijl@kantoormrvanzijl.nl.
Wat uw privacyrechten zijn
U heeft de
volgende rechten ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens door ons
kantoor:
het recht om te
verzoeken of wij persoonsgegevens van u verwerken en indien dit het geval is,
op inzage in uw persoonsgegevens;
het recht op
rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn;
het recht om uw
persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’);
het recht om
bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of om de
verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
het recht om
toestemming voor verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken, indien de
verwerking op uw toestemming is gebaseerd;
het recht op
ontvangst of afgifte van uw persoonsgegevens aan een door u aangewezen derde in
een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm (‘recht op
dataportabiliteit’).
Wij
nemen alleen verzoeken in behandeling die betrekking hebben op uw eigen
persoonsgegevens. Om te voorkomen dat wij informatie aan een verkeerde persoon
verstrekken, kunnen wij om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te
controleren. In beginsel informeren wij u uiterlijk binnen een maand na
ontvangst van uw verzoek of wij aan uw verzoek kunnen voldoen. Deze termijn kan
in specifieke gevallen, bijv. wanneer sprake is van een complex verzoek, met
twee maanden worden verlengd. Over een dergelijke verlenging zullen wij u
uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren. Op grond van
de privacywetgeving kunnen wij onder bepaalde omstandigheden uw verzoek
weigeren. Indien dit het geval is, zullen wij u uitleggen waarom. Meer informatie over uw
privacyrechten vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Hoe u een privacyklacht kunt indienen
Wanneer u een
klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor, dan
proberen wij hier graag samen met u uit te komen. Als dit niet tot het gewenste
resultaat leidt, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de
bevoegde toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer u in een ander land van de Europese Unie woont of werkt, kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder in dat
land.
Hoe wij omgaan met wijzigingen van dit
Privacystatement
Dit Privacystatement is voor het laatst
aangepast op 16 juli 2020. Wij behouden ons het recht voor om dit Privacystatement
te wijzigen en zullen steeds de meest recente versie van dit Privacystatement
op onze website plaatsen. Indien sprake is van substantiële wijzigingen die een
of meer betrokkenen in aanmerkelijke mate kunnen treffen, streven wij er naar
om deze betrokkenen hierover rechtstreeks te informeren.
Is uw werknemer bijna twee jaar arbeidsongeschikt? Dan komen veel vragen op u af. Wilt u zeker weten dat u de juiste beslissingen neemt? Neem dan tijdig contact met ons op voor een WIA-Poort Scan!
Wilt u daarbij ook concrete adviezen ontvangen waarmee u eventueel zelf gewenste acties kunt nemen? Upgrade dan uw arbeidsrecht abonnement naar een plus- of top abonnement!