Verwerkersovereenkomst

Het eerste instrument dat wij u kunnen aanreiken is een verwerkersovereenkomst.

De AVG schrijft het bestaan van een verwerkersovereenkomst voor als degene die verantwoordelijk is voor de verwerking van persoonsgegevens (de "verwerkingsverantwoordelijke”), zoals een werkgever, de verwerking van die persoonsgegevens overlaat aan een derde, de verwerker. Van een "verwerker” is sprake als de derde de persoonsgegevens ten behoeve van de werkgever als verantwoordelijke verwerkt. Uw eigen werknemer wordt daarbij overigens niet als een verwerker beschouwd. 

Maar let op: niet iedere derde die in opdracht van de werkgever persoonsgegevens verwerkt is een verwerker. Als een derde zelf verantwoordelijk is voor de verwerking van de persoonsgegevens (dat wil zeggen: als hij zelf het doel en de middelen van de verwerking van de persoonsgegevens vaststelt), dan is die derde geen verwerker. Deze derde zal geen verwerkersovereenkomst met u willen sluiten, omdat hij dan niet meer in staat is de op hem of haar rustende verantwoordelijkheid voor de verwerking van de persoonsgegevens te nemen. En daarmee zijn we dan meteen aanbeland op een niet altijd eenvoudig te beantwoorden vraag: in welke gevallen is sprake van een verwerker en in welke gevallen is sprake van een verwerkingsverantwoordelijke? Bij de verwerkersovereenkomst ontvangt u een toelichting, waarin daarover meer is vermeld.

Wiens verantwoordelijkheid is het sluiten van de verwerkersovereenkomst?

Het woord zegt het al: het sluiten van de verwerkersovereenkomst is natuurlijk in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de verwerkingsverantwoordelijke. Maar ook de verwerker heeft belang bij het sluiten van een verwerkersovereenkomst. Indien hij namelijk in strijd met de AVG zelf het doel en de middelen van de verwerking van de persoonsgegevens bepaalt, wordt hij door de AVG zelf als verwerkingsverantwoordelijke beschouwd.

Eén model voor alle verwerkersovereenkomsten is handig!

Vaak zullen verwerkers persoonsgegevens verwerken ten behoeve van een groot aantal verwerkersverantwoordelijken. Zo zal een accountantskantoor dat de loonadministratie verzorgt voor zijn cliënten met al die cliënten een verwerkersovereenkomst moeten sluiten. Dan is het voor het accountantskantoor praktisch om aan al zijn cliënten voor te stellen om een verwerkersovereenkomst te sluiten op basis van één en hetzelfde model. Dat voorkomt dat elke cliënt aan het accountantskantoor een andere verwerkersovereenkomst voorlegt, die dan door het accountantskantoor weer juridisch "gescreend” zou moeten worden.

Het gebruik van subverwerkers maakt dat het gebruik van één model voor alle verwerkingen niet altijd mogelijk zal zijn!

Vaak zal het zo zijn dat een verwerker zelf ook weer gebruik maakt van de diensten van andere verwerkers. Zo zou het accountantskantoor in het bovengenoemde voorbeeld gebruik kunnen maken van de diensten van een bedrijf dat de opslag van de te verwerken en verwerkte persoonsgegevens "in de cloud” verzorgt. Deze cloud service provider is een verwerker in de relatie tot het accountantskantoor en een zogenaamde "subverwerker” in de relatie tot de cliënt van het accountantskantoor. Het accountantskantoor zal met de cloud service provider een verwerkersovereenkomst moeten sluiten. De voorwaarden waaronder het accountantskantoor als verwerker in opdracht van een cliënt gebruik maakt van de diensten van dit bedrijf zullen moeten voldoen aan dezelfde eisen als die welke de cliënt in de verwerkersovereenkomst met het accountantskantoor heeft gesteld. Maar de cloud service provider heeft bij het sluiten van een verwerkersovereenkomst waarschijnlijk de voorkeur voor het gebruik van een eigen model. Dat voorkomt immers dat de cloud service provider de verwerkersovereenkomst van elke cliënt juridische moet laten beoordelen.

Pas op voor botsende verwerkersovereenkomsten!

De inhoud van de verwerkersovereenkomst wordt in vergaande mate bepaald door de verplichtingen in de AVG. Voor zover de verwerkersovereenkomst niet meer regelt dan door de AVG verplicht is gesteld, is het sluiten van verwerkersovereenkomsten niet ingewikkeld. Maar indien en voor zover in de verwerkersovereenkomsten rechten c.q. verplichtingen worden geregeld die niet (of niet in die mate of op die wijze) door de AVG verplicht zijn gesteld, kunnen tegenstrijdige belangen er voor zorgen dat "botsende” verwerkersovereenkomsten ontstaan. Denk bijvoorbeeld aan het geval waarin de cliënt met het accountantskantoor geen beperking van de aansprakelijkheid heeft afgesproken en dat de cloud service provider zijn aansprakelijkheid wel heeft beperkt. Als een fout van de cloud service provider schade toebrengt aan de cliënt van het accountantskantoor (die op zijn beurt door zijn werknemers zou kunnen worden aangesproken of die door de Autoriteit Persoonsgegevens zou kunnen worden beboet) dan zou het accountantskantoor ten opzichte van zijn cliënt aansprakelijk kunnen zijn voor de hele schade, terwijl dat accountantskantoor in zijn relatie tot de cloud service provider die schade mogelijk maar beperkt zou kunnen verhalen op dat bedrijf, terwijl dat bedrijf de schade heeft veroorzaakt.

Het is daarom van belang om verwerkersovereenkomsten juridisch te toetsen alvorens deze te ondertekenen. Indien u in staat bent om bij het sluiten van een verwerkersovereenkomst een eigen model te gebruiken, is die toetsing overbodig.

Het model voor de verwerkersovereenkomst

Het model voor de verwerkersovereenkomst dat wij u kunnen aanreiken is voorzien van een toelichting. Die toelichting geeft niet alleen aan hoe het model kan worden gebruikt, maar ook welke bepalingen door de AVG verplicht zijn gesteld. 

Het model moet op een aantal plaatsen worden ingevuld met nadere gegevens betreffende de verwerking van de persoonsgegevens waarom het in het betreffende geval gaat. De toelichting bevat bovendien voorbeelden voor de in te vullen gegevens in het geval waarin het model wordt gebruikt bij het verzorgen van de loonadministratie.

Prijs en voorwaarden

De prijs van de verwerkersovereenkomst (met toelichting) is € 500,00 exclusief omzetbelasting. Voor dat bedrag krijgt u het recht om deze verwerkersovereenkomst te gebruiken in alle rechtsverhoudingen waarbij u zelf partij bent, hetzij als verwerkingsverantwoordelijke, hetzij als verwerker. U mag de overeenkomst echter niet zonder onze toestemming aan derden ter beschikking stellen om door hen te worden gebruikt. U mag de overeenkomst wel laten gebruiken door gelieerde vennootschappen waarvan u de naam bij de aanvraag hebt vermeld. U ontvangt de verwerkersovereenkomst en de toelichting beide als Word-document en als pdf-bestand. Daarbij zenden wij u ook een declaratie voor het bovengenoemde bedrag. De verzending vindt per e-mail plaats aan een door u opgegeven e-mailadres.

Bestellen?

U kunt de verwerkersovereenkomst met toelichting bestellen via het bestelformulier. U ontvangt van ons dan zo snel mogelijk het model met de toelichting.