Vaste kostenvergoeding kan niet achteraf gespecificeerd worden

Begin 2000 voert de belastingdienst een looncontrole uit bij een metselbedrijf. Geconstateerd wordt dat al sinds jaren een vaste kostenvergoeding van ƒ 4,00 per dag wordt betaald aan elke werknemer. Aan de werknemers is geen specificatie van de kostenvergoeding verstrekt. De hoogte van de vergoeding is gebaseerd op de CAO, op grond waarvan voor werkkleding ƒ 1,80, voor laarzen ƒ 1,10 en voor gereedschap ƒ 1,10 per dag moet worden vergoed. Naar aanleiding van de controle krijgt de werkgever de opdracht een veertiental werknemers gedurende één jaar hun bonnen te laten bijhouden. Na dit jaar blijkt dat twee werknemers niets hebben bijgehouden en één halverwege uit dienst is gegaan. De inspecteur deelt hierop het totaalbedrag door 13. Op basis hiervan blijkt een deel van de vaste kostenvergoeding bovenmatig. Ter zake wordt een naheffingsaanslag loonheffing opgelegd. De werkgever maakt hier bezwaar tegen, na afwijzing wordt beroep ingesteld bij het Hof en na in beroep opnieuw afgewezen te zijn, vervolgens cassatie bij de Hoge Raad. Het Hof oordeelt als volgt. Op grond van artikel 15d van de Wet op de Loonbelasting en artikel 47 van de Uitvoeringsregeling Loonbelasting kan de werkgever een onbelaste vaste kostenvergoeding verstrekken onder de voorwaarde dat deze per kostencategorie naar aard en omvang zijn gespecificeerd. Vast staat dat dit niet vooraf is gebeurd. Het feit dat de hoogte van de vergoeding is gerelateerd aan de CAO-vergoeding is hiervoor niet voldoende. In beginsel kan dus geen sprake zijn van een vaste vrije vergoeding. Voor zover de CAO-vergoeding wel als specificatie zou kunnen gelden, dan is gebleken dat een deel van de vergoeding als bovenmatig moet worden aangemerkt. Het is niet mogelijk om achteraf een deel van de vaste vergoeding alsnog als onbelaste koffiegeldvergoeding aan te merken.

Uit dit arrest komt weer eens naar voren dat het van belang is dat op het moment dat de onbelaste vergoeding wordt verstrekt, al moet voldaan zijn aan alle daaraan verbonden voorwaarden. Voor wat betreft de vaste kostenvergoeding betekent dat, dat vooraf de hoogte en de omvang per kostencategorie moet zijn gespecificeerd. Bij bovenmatigheid van de kostenvergoeding kan niet achteraf naar andere kostencategorieën gezocht worden, die ook voor vergoeding in aanmerking hadden kunnen komen. Voor de specificatie vooraf is daarbij voldoende als die gerelateerd is aan de CAO-vergoeding. Het feit dat de kostenvergoeding gebaseerd is op de CAO (en daarmee verplicht door de werkgever uitbetaald zal moeten worden), betekent echter niet dat deze ook per definitie vrij van loonheffing en premies werknemersverzekeringen kan worden verstrekt. Dat kan alleen indien en voor zover die kosten ook daadwerkelijk gemaakt worden (wat al dan niet zal kunnen blijken uit een steekproefsgewijs onderzoek onder enkele werknemers gedurende een bepaalde tijd) of indien daarover afspraken zijn gemaakt met de belastingdienst.