De Autoriteit persoonsgegevens (het College bescherming
persoonsgegevens) heeft nieuwe beleidsregels vastgesteld voor "De zieke
werknemer”, ter vervanging van de publicatie van februari 2008 "De zieke
werknemer en privacy”.
De beleidsregels zijn gebaseerd op een nadere invulling van
de wettelijke regels voor het verwerken van persoonsgegevens, de jurisprudentie
en "algemene normen voor uitwisseling van gegevens over de gezondheid”. De
Autoriteit persoonsgegevens gebruikt deze beleidsregels als uitgangspunt bij
het toepassen van handhavende maatregelen.
juridisch kader
Persoonsgegevens dienen te worden verwerkt in
overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze (artikel 6
Wet bescherming persoonsgegevens, hierna "WBP”). Persoonsgegevens mogen alleen
voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden
worden verzameld (artikel 7 Wbp). Verwerking van persoonsgegevens is slechts
toegestaan in geval van (artikel 8 Wbp):
ondubbelzinnige toestemming van de
betrokkene;
noodzaak voor de uitvoering van een
overeenkomst waarbij de betrokkene partij is;
noodzaak voor de nakoming van een wettelijke
verplichting van de verantwoordelijke;
noodzaak ter vrijwaring van een vitaal belangvan de betrokkenen;
noodzaak voor de vervulling van een publiekrechtelijke
taak van een bestuursorgaan;
noodzaak voor de behartiging van een gerechtvaardigd
belang van de verantwoordelijke of van een derde aan wie de gegevens worden
verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de
betrokkene, in het bijzonder het recht op bescherming van zijn persoonlijke
levenssfeer, prevaleert.
Voor medische gegevens gelden aanvullende regels. De
verwerking daarvan is in beginsel verboden (artikel 16 Wbp), tenzij sprake is
van een wettelijke uitzondering, hetgeen ten aanzien van werkgevers het geval
is voor zover de verwerking van medische gegevens noodzakelijk is voor een
goede uitvoering van wettelijke voorschriften, pensioenregelingen of
CAO’s die voorzien in aanspraken die afhankelijk zijn van de
gezondheidstoestand van de werknemer of voor zover dat noodzakelijk is voor
de re-integratie of begeleiding van het ziekteverzuim (artikel 21 lid 1
onder f Wbp). De noodzakelijkheidseis betekent dat de beginselen van proportionaliteit(inhoudend dat de inbreuk op de belangen van de werknemer niet onevenredig is
in verhouding tot het doel) en subsidiariteit (inhoudend dat het doel
waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt in redelijkheid niet op een andere,
minder nadelige wijze kan worden bereikt) in acht moeten worden genomen.
sollicitatieperiode
Uit de beleidsregels volgt dat een toekomstige werkgever bij
de sollicitatieprocedure geen vragen mag stellen over de gezondheid van een
sollicitant of over diens ziekteverzuim in het verleden.
aanstellingskeuringen
Een werkgever mag slechts onder strikte voorwaarden
aanstellingskeuringen laten uitvoeren. Dat kan alleen als de functie bijzondere
eisen stelt aan de medische geschiktheid van de sollicitant. Volgens artikel 4
van de Wet op de medische keuringen moet het dan gaan om bescherming van de
gezondheid en veiligheid van degene die gekeurd moet worden en van derden die
bij de uitvoering van de te verrichten arbeid betrokken zijn. Tijdens de
keuring mogen alleen aspecten worden onderzocht hij noodzakelijk zijn voor de
vervulling van de bijzondere functie-eisen. De bedrijfsarts die de
aanstellingskeuring verricht mag de uitslag van de keuring slechts met
toestemming van de sollicitant aan de potentiële werkgever bekend maken, en dan
nog uitsluitend in termen van "geschikt”, "ongeschikt” of "geschikt onder
voorwaarden”.
doelgroepenregister
Om te kunnen voldoen aan de Wet banenafspraak en quotum
arbeidsbeperkten mag een werkgever bij het UWV informatie opvragen uit het
doelgroepenregister. De werkgever heeft daarvoor het burgerservicenummer van de
sollicitant nodig. Het UWV verstrekt aan de werkgever echter geen informatie
over de grondslag van opname in het register.
ziekmelding
Bij een ziekmelding mag een werkgever slechts de volgende
gegevens over de gezondheid van de werknemer vragen en registreren:
telefoonnummer en (verpleeg) adres;
vermoedelijke duur van verzuim
lopende afspraken en werkzaamheden
of de werknemer onder één van de
vangnetbepalingen van de Ziektewet valt, maar niet onder welke vangnetbepaling
hij valt; N.B.: Volgens de Autoriteit
persoonsgegevens is een zwangere werkneemster die door
zwangerschapsgerelateerde klachten verzuimt niet verplicht de aard en oorzaak
van het verzuim aan de werkgever door te geven, omdat de werkgever ook nog met
terugwerkende kracht het ziekengeld uitbetaald kan krijgen als hij
redelijkerwijs niet eerder kon weten dat er sprake was van een vangnetsituatie.
De zwangere werkneemster kan de werkgever daardoor ook nog op een later
tijdstip informeren over de zwangerschap als oorzaak van de
arbeidsongeschiktheid, zonder dat dit als consequentie heeft dat de werkgever
het ziekengeld misloopt. De Autoriteit persoonsgegevens vermeldt daarbij echter
niet dat of op grond waarvan de werkneemster verplicht zou zijn om achteraf nog
te vermelden dat zwangerschap de oorzaak van de arbeidsongeschiktheid was. In
het geval van een afgebroken zwangerschap is zeer wel denkbaar dat de werkgever
daar niet achter komt als de werkneemster niet alsnog melding maakt van
zwangerschap als oorzaak van de arbeidsongeschiktheid. Op deze grond valt
wellicht toch te bepleiten dat de werkgever naar zwangerschap als oorzaak van
de arbeidsongeschiktheid informeert en dit als zodanig registreert.
of de ziekte verband houdt met een
arbeidsongeval;
of er sprake is van een verkeersongeval waarbij
een eventueel aansprakelijke derde betrokken is, in verband met de mogelijkheid
van regres door de werkgever op die derde. N.B.: De mogelijkheid van
regres is echter niet beperkt tot een verkeersongeval. Denkbaar is bijvoorbeeld
ook dat regres aan de orde is in geval van een medische fout bij de behandeling
van de werknemer.
De werkgever mag in principe geen
andere gegevens over de gezondheid van de werknemer verwerken dan de
bovengenoemde. Dat geldt ook als de werknemer daarvoor toestemming geeft.
Toestemming van de werknemer als grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens
vereist een vrije wilsuiting. De toestemming moet vrij, specifiek en
geïnformeerd zijn (artikel 1 onder i Wbp). In het geval van een werknemer gaat
de Autoriteit persoonsgegevens er van uit dat een werknemer zich gedwongen kan
voelen om toestemming te verlenen, zodat geen sprake is van vrije wilsuiting.
Met het gebruik van toestemming als grondslag voor gegevensverwerking dient in
een arbeidsverhouding volgens de Autoriteit persoonsgegevens bijzonder
terughoudend te worden omgegaan.
Alleen wanneer een werknemer een
ziekte heeft waarbij het noodzakelijk kan zijn dat directe collega’s in geval
van nood weten hoe zij moeten handelen, bijvoorbeeld bij epilepsie of diabetes),
mag de werkgever de vrijwillig door de werknemer verstrekte gegevens over zijn
ziekte registreren.
bedrijfsarts
of arbodienst
Een bedrijfsarts of arbodienst mag bij
de begeleiding van het ziekteverzuim alleen die informatie aan de werkgever
verschaffen die deze nodig heeft om een beslissing te nemen over
loondoorbetaling, verzuimbegeleiding en re-integratie. De volgende gegevens
mogen worden verstrekt:
de werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer
of nog wel in staat is (belastbaarheidsgegevens derhalve);
de verwachte duur van het verzuim;
de mate van arbeidsongeschiktheid;
adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of
interventies die in het kader van de re-integratie noodzakelijk zijn.
De bedrijfsarts of arbodienst moet
zeer terughoudend zijn met het verstrekken van gezondheidsgegevens aan de
werkgever op grond van toestemming van de werknemer. De bedrijfsarts of arbodienst is
wettelijk verplicht om op verzoek van het UWV aan het UWV gegevens betreffende
de zieke werknemer te verstrekken die het UWV nodig heeft voor zijn
taakuitvoering.
werkgever
De werkgever mag, naast de gegevens
van de ziekmelding, de gegevens verwerken die de bedrijfsarts of arbodienst aan
hem op grond van het bovenstaande heeft verstrekt ter zake van:
de werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer
of nog wel in staat is (belastbaarheidsgegevens derhalve);
de verwachte duur van het verzuim;
de mate van arbeidsongeschiktheid;
adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of
interventies die in het kader van de re-integratie noodzakelijk zijn.
verzuimsysteem
Een verzuimsysteem dient te voldoen
aan de volgende beveiligingsvereisten:
bij ontsluiting via internet: toegang tot het
systeem door een authenticatie met tenminste twee factoren;
periodiek in kaart brengen van
beveiligingsrisico’s, bijvoorbeeld met penetratietesten en/of securityscans.
bewaartermijn
De werkgever mag administratieve
verzuimgegevens bewaren tot maximaal twee jaar na afloop van de
arbeidsverhouding. Als de werkgever eigenrisicodrager voor de Ziektewet is dan
bedraagt deze termijn vijf jaar (voor de bedrijfsarts tien jaar). Als de
werkgever eigenrisicodrager is voor de WGA mogen de gegevens voor de duur van
het WGA-traject (tien jaar) worden bewaard.
Is uw werknemer bijna twee jaar arbeidsongeschikt? Dan komen veel vragen op u af. Wilt u zeker weten dat u de juiste beslissingen neemt? Neem dan tijdig contact met ons op voor een WIA-Poort Scan!
Wilt u daarbij ook concrete adviezen ontvangen waarmee u eventueel zelf gewenste acties kunt nemen? Upgrade dan uw arbeidsrecht abonnement naar een plus- of top abonnement!